個人情報保護のための取扱い指針(プライバシーポリシー)

電気通信産業労働者共済生活協同組合(以下「電通共済生協」という。)では、生協組合員・ご家族の皆さまからご信頼をいただけるよう、個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」という。)および行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、「番号法」という。)ならびにその他の関係法令を遵守し適切に行ないます。
個人情報の適切な取扱いのため、年1回以上の監査と見直しを行ない、継続的改善に努めます。定期的な監査以外にも、不備を見つけた場合には迅速に対応します。
個人情報の取扱いについては、原則下記1~6項のように行ないますが、法令に基づく場合等個人情報の取扱いにおいて例外事項を適用しなければならない場合には、個人情報保護総轄責任者の責任の下で行ないます。

1.体制

1.電通共済生協の専務理事を個人情報保護総轄責任者とします。
2.電通共済生協の各部署および各生協組織において個人情報保護責任者を配置して、個人情報保護を実践します。
3.個人情報保護に関して、電通共済生協の職員等に対する教育を実施し、組合員・契約者等からの問い合わせに対応していきます。
4.電通共済生協の職員等は、「個人情報保護法」および「番号法」と電通共済生協の定める「個人情報保護規程」および「特定個人情報保護規程」を遵守し、不具合や事故があった場合は速やかに報告することとします。
「職員等」とは、電通共済生協の就業規則に定める役職員および生協組織の役職員ならびに契約・派遣職員、パートタイマー、アルバイトであって、業務遂行上、この組合が取得・管理する個人情報を取り扱う立場にある者すべてを含むものとします。

2.情報の利用目的・取得等について

1.利用目的

[1] 個人情報について
電通共済生協は、情報産業労働組合連合会(情報労連)に所属する組合員とその家族に保障を提供するために、消費生活協同組合法により100%働く仲間の手によって設立された福祉事業体です。この趣旨に則った、より良い制度やサービスを提供するため、組合員に関する必要な情報を取得しています。これらの個人情報は、下記の目的の範囲内で取扱います。
・共済契約の締結、維持・管理、共済金の支払い等を含む共済契約の判断に関する業務
・契約内容の開示・訂正等の対応に必要な本人確認
・各種共済の加入促進活動や契約状況の案内、制度・サービスの紹介
・情報労連を通じた輸血・献血の呼びかけ
・請求のあった資料の送付
これらの利用目的は、「電通共済生協ガイドブック」、「契約のしおり」、「重要事項説明書」、「マイカー共済新規申込書」、「マイカー共済重要事項説明書」、「マイカー共済ご契約のしおり」やホームページ上の資料請求欄、ご意見・ご質問受付欄にも掲載しています。

[2] 特定個人情報について
組合員・共済金受取人の特定個人情報は、共済契約にかかる支払調書の作成事務などの目的のために利用させていただきます。

2.取得する情報の主な種類は、下記の通りです。

[1]個人情報について
【総合(慶弔)共済、火災共済、自然災害共済、生命共済、交通災害共済】
氏名、所属、生年月日、性別、血液型(必須ではありません)、住所、電話番号、家族情報、共済契約の締結・共済金の支払いを行なうにあたって必要となる情報、口座振替にともなう指定口座の金融機関情報
【マイカー共済・車両共済】
氏名、生年月日、住所、電話番号、所属、被共済者情報、契約車両登録番号等車両および運転者情報、口座振替にともなう指定口座の金融機関情報、共済金の支払いを行なうにあたって必要となる事故情報等、自賠責に関する事項、他損保契約内容等
【自賠責共済】
氏名、契約車両登録番号等車両情報、共済契約の締結にあたって必要となる情報、掛金払込人情報
【その他ホームページ上からの資料請求、ご意見・ご質問受付】
氏名、住所、電話番号、所属、メールアドレス

[2] 特定個人情報について
組合員・共済金受取人の個人情報(マイナンバー)および本人確認のための必要最低限の情報(住所、氏名、生年月日、性別等)を取得させていただきます。

3.情報の取得方法

[1] 個人情報について
【総合(慶弔)共済、火災共済、自然災害共済、生命共済、交通災害共済】
電通共済生協の組合員が所属する労働組合等を経由して、各種加入申込書により組合員・契約者の情報を取得しています。
【マイカー共済・車両共済】
主にコールセンタにおける新規契約・継続契約・契約変更の申込受付により、契約者の情報を取得しています。
【自賠責共済】
自賠責共済加入手続書(払込取扱票)により契約者の情報を取得しています。

[2]特定個人情報について
共済金請求書などの請求にかかる帳票、または特定個人情報にかかる専用の帳票により、情報を取得させていただきます。

4.利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、その超える範囲についてあらかじめ本人から同意を得ます。

3.情報の管理について

電通共済生協では、組合員・共済金受取人から取得する情報について、「個人情報保護規程」および「特定個人情報保護規程」にもとづき以下のとおり安全管理に努めます。

1.保管について
情報の管理については、管理責任者等の設置や情報セキュリティー対策等をはじめ必要かつ適切な措置を講じるとともに、組合員・共済金受取人の情報の漏えい、紛失、き損または情報への不正アクセスなどの防止を図るなど、情報の安全管理に努めます。
また、個人データについて、利用目的の達成に必要な範囲において正確、最新なものにするよう努めています。
なお、個人データを他の事業者等に業務委託する場合には、委託した個人データの安全管理が図られるよう、この組合として受託者に対する必要かつ適切な措置を講じます。また、この組合が個人データに係る業務を受託する際には、契約を締結し、適切な取扱いを行ないます。

2.情報の廃棄等について
情報の廃棄については、法令で定める保存期間を経過する等、保管の必要がなくなった場合には、速やかに、復元不可能な手段で廃棄または削除します。


4.個人データ利用について

1.個人情報について
[1] 電通共済生協およびそのグループ会社では、共済契約の締結、維持・管理、契約者利便のための掛金徴収等の事務手続きを円滑に行なうためや、共済金支払いの適正化、ならびに職域共済の加入促進活動等を目的に、個人データを特定の者との間でのみ共同利用するものとします。共同利用する個人データの項目、共同利用者の範囲は下記の通りです。

【共同利用項目】
・氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、家族情報、所属組合、区分コード、個人コード、氏名コード等
・共済の加入・継続申込書記載事項(契約者情報・被共済者情報・契約内容・掛金額)
・共済金支払手続事項(契約者情報・被共済者情報・共済事由・共済金額)

【共同利用者】
・NTT労働組合(NTT労組)
・情報産業労働組合連合会(情報労連)
・情報産業労働組合連合会共済事業本部(労連共済本部)
・きらら保険サービス株式会社
・NTT等職域内の企業
・全国労働者共済生活協同組合連合会(全労済)
・日本再共済生活協同組合連合会(日本再共済連)
・東京海上日動火災保険株式会社
・三井住友海上火災保険株式会社
・損保ジャパン日本興亜株式会社
・あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
・日新火災海上保険株式会社
なお、個々の組織・団体とは必要利用項目を明記した協定書を締結しています。

【マイカー・車両・自賠責共済に関する共同利用について】
マイカー共済は全国労働者共済生活協同組合連合会(全労済)が実施する自動車総合補償共済です。電通共済生協では、共済契約締結・維持管理および共済金のお支払いの適正化などを目的に全労済と共同利用するとともに、行政庁および損害保険会社等との間で、保有個人データを全労済を通じて共同で利用させていただいています。

ア.(ア)被共済者・被害者利便のための自賠社の自賠責共済・保険を含めた共済金の一括支払業務
(イ)共済金請求に際して不正・正当な請求歴の確認業務のため(一社)日本損害保険協会を通じて、自賠責共済・保険の引き受けを行なう農業協同組合法・消費生活協同組合法・中小企業等協同組合法に基づく共済事業団体および損害保険会社との間で、事故状況および共済金の請求内容等に関する個人データを共同利用しています。また、共済制度の健全な運営ならびに不正な共済金請求を防止するため、前契約の適用等級、共済(保険)事故の有無、および事故発生の際に関係する事項を確認するため、自賠責共済・保険事業を営む共済事業団体・損害保険会社との間で、個人データを共同利用しています。
(ウ)次に定める範囲内において、お客様に関する情報は全労済より電通共済生協へ提供されます。①共済契約の引受、共済金のお支払い、その他契約の履行および付帯サービスの提供、②共済事故の調査(医療機関・当事者の関係先に関する照会等を含む)③その他の共済契約の締結・維持管理、共済金の支払などに関する業務


イ.自動車損害賠償責任共済・保険制度における原動機付自転車の無共済・無保険車対策として、全労済を通じ国土交通省との間で保有個人データを共同利用しています。

ウ.自動車損害賠償保障法(自賠法)に基づく自賠責共済事業の適正な運営のため、また共済金のお支払いに際して関連するマイカー共済の健全な運営を確保するために、全労済を通じ損害保険料率算出機構および(一社)日本損害保険協会を通じて、共済事業団体および損害保険会社との間で、保有個人データを共同利用しています。

エ.全労済における個人情報の共同利用に関する詳細は全労済ホームページ(http://www.zenrosai.coop/)をご参照ください。

[2] 電通共済生協では、組合員・契約者より取得した個人情報を業務上必要がある場合にのみ利用し、以下の場合を除いて、個人データを第三者へ提供することはありません。
・本人の承諾を得た場合
・上記[1]の共同利用の場合
・法令等により必要と判断される場合

2.特定個人情報について
組合員・共済金受取人の特定個人情報は取得目的および番号法の定める範囲内でのみ利用し、番号法に定める場合を除いて、利用目的を超えて利用することはありません。
なお、特定個人情報については、共同利用することはありません。

5.保有個人データに関する開示・訂正等の求めへの対応について

1.保有個人データに関する本人(または代理人)からの開示等の請求があった場合は、本人(および代理人)であることを確認させていただいたうえで、特別の理由がない限り開示等いたします。開示等の請求をご希望の場合は、下記7.のお問い合わせ先までお申し出ください。お申し出の内容により所定の書類にご記入のうえ提出いただく場合があります。

2.お預かりした情報が不正確である場合には、正確なものに訂正させていただきます。原則として、所属する生協組織を通じて対応します。

3.共済制度等の勧奨のみを目的とした案内・お知らせの送付への組合員情報の利用を希望されない場合は、特別の理由がない限り取扱いを停止させていただきます。この場合、共済制度の保全に係る送付物(継続案内等契約の保全に必要な通知)は除外するものとします。

6.個人情報の取扱いに関する苦情・相談

個人情報の取扱いに関する苦情や相談について、適切かつ迅速な処理に努めます。

7.お問い合わせ先

■組合員・契約者自身の情報についてのお問い合わせは、所属する生協組織、または電通共済生協本部までお申し出ください。
電通共済生協本部コールセンタ 0120-211-114
受付時間 平日9:00~17:30
(加入促進時及び年末年始時には受付時間の変更があります)

■マイカー共済についてのお問い合わせは、電通共済生協自動車共済部までお申し出ください。
電通共済生協自動車共済部 03-6810-6780
受付時間 平日9:00~17:30

■個人情報および特定個人情報の取扱い全般に関してのお問い合わせは、電通共済生協・総務経理部までお申し出ください。
〒101-0063東京都千代田区神田淡路町二丁目101番地ワテラスタワー16階
電話:03-6810-6788
受付時間 平日9:00~17:30

■責任者名称 電気通信産業労働者共済生活協同組合

2005年3月1日制定
2007年1月1日改定
2014年8月1日改定
2016年2月1日改定
電通共済生協